PRIVACYBELEID – VAKANTIEWONING TRANQUILLE

Versie: 22 juli 2026

1. Wie verwerkt je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Riccardo Lancellotti
Vakantiewoning Tranquille
Vaanstraat 69
3471 Hoeleden
Ondernemingsnummer: BE 0842.424.313
E-mail: info@vakantiewoningtranquille.be
Telefoon: +32 468 16 66 88

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens of de uitoefening van privacyrechten kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op bezoekers van onze website, personen die informatie aanvragen, boekers, gasten, medegasten en andere personen van wie gegevens worden verwerkt in verband met een reservering of verblijf.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van je contact, reservering en verblijf kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adres, woonplaats en land;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• aankomst- en vertrekdatum;
• aantal gasten en samenstelling van het reisgezelschap;
• voorkeuren of informatie die je zelf aan ons meedeelt;
• boekingsnummer, reserveringskanaal en reserveringsgeschiedenis;
• betalingsstatus, betaalmethode en transactiegegevens;
• facturatiegegevens;
• correspondentie en berichten;
• klachten, schadegevallen en relevante bewijsstukken;
• IP-adres, browsergegevens en technische websitegegevens;
• cookievoorkeuren;
• technische status- en gebruiksgegevens van slimme installaties, zoals airconditioning, laadvoorziening of energiebeheer;
• wettelijk verplichte registratiegegevens.

Wij vragen geen gevoelige persoonsgegevens, tenzij dit uitzonderlijk noodzakelijk is en er een geldige wettelijke basis bestaat.

Volledige betaalkaartgegevens worden niet door Vakantiewoning Tranquille bewaard. Betalingen worden verwerkt door Stripe of het gebruikte boekingsplatform.

4. Hoe verkrijgen we je gegevens?

We ontvangen persoonsgegevens:

• rechtstreeks van jou via de website, e-mail, telefoon of het reserveringsformulier;
• van de persoon die namens jou reserveert;
• via Smoobu;
• via Stripe;
• via boekingsplatformen zoals Airbnb, Booking.com of Natuurhuisje;
• automatisch wanneer je de website of reserveringsmodule gebruikt;
• via technische systemen in de vakantiewoning, voor zover noodzakelijk voor veiligheid, storingsopvolging, energiebeheer of afrekening.

Wanneer iemand voor medegasten reserveert, wordt van die persoon verwacht dat hij hen informeert over dit privacybeleid.

5. Waarom en op welke grond verwerken we je gegevens?

Reserveringen en verblijf

We verwerken persoonsgegevens om:

• beschikbaarheid te controleren;
• een reservering tot stand te brengen;
• betalingen te verwerken;
• praktische informatie te verstrekken;
• toegang tot de woning te organiseren;
• het verblijf uit te voeren en ondersteunen;
• contact op te nemen bij vragen, storingen of noodgevallen.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en voorbereidende maatregelen op jouw verzoek.

Facturatie en wettelijke verplichtingen

We verwerken gegevens voor:

• boekhouding en facturatie;
• fiscale verplichtingen;
• eventueel wettelijk verplichte gastenregistratie;
• medewerking aan bevoegde overheidsinstanties.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting.

Veiligheid, schade en geschillen

We kunnen gegevens verwerken voor:

• beveiliging van de woning en installaties;
• behandeling van schade, klachten of verzekeringsdossiers;
• vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen;
• voorkoming van misbruik en fraude.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, wettelijke verplichting.

Energiebeheer en slimme installaties

Technische systemen kunnen beperkte gegevens registreren over energieverbruik, laadtransacties, storingen en de status van installaties.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

• veiligheid en storingsopvolging;
• zorgvuldig energiebeheer;
• afrekening van elektrisch laden;
• bescherming van de woning en installaties.

Deze verwerking is niet bedoeld om het persoonlijke gedrag van gasten te volgen. In de woning wordt geen cameratoezicht gebruikt.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Communicatie en dienstverlening

We verwerken berichten en contactgegevens om vragen te beantwoorden, service te bieden en klachten te behandelen.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst, maatregelen op verzoek van de betrokkene en gerechtvaardigd belang.

Nieuwsbrieven en commerciële communicatie

We versturen alleen elektronische marketing wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat, bijvoorbeeld jouw toestemming.

Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken. Afmelden heeft geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

6. Welke gegevens zijn verplicht?

Gegevens die in het boekingsformulier als verplicht zijn aangeduid, zijn noodzakelijk om de reservering te verwerken en de overeenkomst uit te voeren.

Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan de reservering mogelijk niet worden afgerond.

Optionele gegevens hoef je niet te verstrekken.

7. Met wie delen we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met:

• Smoobu voor reserverings- en accommodatiebeheer;
• Stripe en andere betalingsdienstverleners;
• JouwWeb en partijen die de website technisch ondersteunen;
• Airbnb, Booking.com, Natuurhuisje of andere gebruikte boekingsplatformen;
• hosting-, e-mail- en IT-dienstverleners;
• boekhouders en professionele adviseurs;
• verzekeraars, herstelbedrijven of juridische dienstverleners bij schade of geschillen;
• bevoegde overheids-, fiscale, politie- of toezichthoudende instanties wanneer dit wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

Deze partijen ontvangen alleen gegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor hun taak.

Sommige partijen zijn zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken en verwerken gegevens volgens hun eigen privacybeleid. Andere partijen werken als verwerker in onze opdracht.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners of boekingsplatformen kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dit gebeurt, wordt gebruikgemaakt van een wettelijk toegestaan beschermingsmechanisme, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• andere passende waarborgen overeenkomstig de AVG.

Meer informatie kan worden opgevraagd via info@vakantiewoningtranquille.be.

9. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

In beginsel gelden de volgende termijnen:

• Gegevens van informatieaanvragen zonder reservering: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Praktische communicatie over een verblijf: maximaal 2 jaar na het vertrek.
• Boekings-, facturatie- en betalingsgegevens: gedurende de wettelijke boekhoudkundige en fiscale bewaartermijn, doorgaans 7 tot 10 jaar afhankelijk van het document.
• Gegevens over schade, klachten of geschillen: zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling en tot het verstrijken van de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen.
• Technische gegevens van slimme installaties: maximaal 90 dagen, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor afrekening, veiligheid, een storing, schadegeval of geschil.
• Marketinggegevens: tot de toestemming wordt ingetrokken of bezwaar wordt gemaakt.
• Cookiegegevens: volgens de levensduur die in de cookie-instellingen of het cookiebeleid wordt vermeld.

Na afloop worden gegevens verwijderd, geanonimiseerd of uitsluitend nog bewaard wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.

10. Cookies en externe inhoud

De website en reserveringsmodule kunnen cookies en vergelijkbare technieken gebruiken.

Strikt noodzakelijke cookies zijn nodig voor de beveiliging, werking van de website, reserveringsmodule, betalingen en het onthouden van noodzakelijke voorkeuren.

Voor niet-noodzakelijke cookies, zoals bepaalde analytische, marketing- of socialemediacookies, wordt vooraf toestemming gevraagd via de cookiebanner.

Je kunt toestemming weigeren of later intrekken zonder dat dit de toegang tot de basisfunctionaliteiten van de website verhindert.

Ingesloten onderdelen van Smoobu, Stripe, JouwWeb of andere externe diensten kunnen eigen cookies plaatsen. Meer informatie is beschikbaar via de cookie-instellingen en de privacyverklaringen van deze diensten.

11. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor hun taak.

Geen enkel digitaal systeem biedt een absolute beveiligingsgarantie. Bij een beveiligingsincident handelen we overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

12. Jouw privacyrechten

Voor zover de wettelijke voorwaarden zijn vervuld, heb je het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• verwijdering van gegevens te vragen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• toestemming op ieder moment in te trekken;
• niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met belangrijke rechtsgevolgen.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@vakantiewoningtranquille.be.

Om misbruik te voorkomen, kunnen we aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren. We antwoorden in beginsel binnen één maand, overeenkomstig de AVG.

Sommige rechten zijn niet absoluut. Gegevens kunnen bijvoorbeeld niet worden verwijderd wanneer ze nog nodig zijn voor een wettelijke verplichting, openstaande overeenkomst of rechtsvordering.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Vakantiewoning Tranquille neemt geen beslissingen met juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking.

Betalingsdienstverleners of boekingsplatformen kunnen eigen geautomatiseerde controles uitvoeren, bijvoorbeeld voor fraude- of betalingspreventie. Daarvoor geldt hun eigen privacybeleid.

14. Minderjarigen

Een reservering kan alleen worden gemaakt door een persoon van minstens 18 jaar.

Gegevens over minderjarige medegasten worden uitsluitend verwerkt voor zover noodzakelijk voor de reservering, veiligheid, prijsberekening of wettelijke verplichtingen.

15. Klacht indienen

Heb je een vraag of klacht over de verwerking van je gegevens, neem dan eerst contact op via:

info@vakantiewoningtranquille.be

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

16. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer onze dienstverlening, technische systemen of wettelijke verplichtingen wijzigen.

De meest recente versie wordt steeds op de website gepubliceerd met vermelding van de datum. Wijzigingen hebben geen terugwerkende kracht wanneer dit de rechten van betrokkenen zou schaden.